およそ2ヶ月にも及ぶ緊急事態宣言により、多くの企業がリモートワーク・テレワークを導入し、実践してきました。
米マイクロソフトでは希望すれば永久にリモートワークとして良いといった制度まで導入される先進っぷりに驚くばかりです。
こうしてリモートワークを実際に2ヶ月近く実践してきて気づいた「無駄な仕事」についてまとめてみました。
会議・打ち合わせ・朝礼
そもそも日本は無駄な会議が好きなようで、何かにつけても「会議・会議・会議」と開催者の無駄な自己満足に付き合わされ、従業員の多くが「まだ無駄な会議かよ、、、」と呆れ果てる傾向に。
ZOOMなどで遠隔での会議開催が可能にはなりましたが、以前に比べて無駄な会議や打ち合わせの回数が減った職場も少なくないでしょう。
僕のところも「不要不急な会議・打ち合わせ」は各段に減少しました。
そのおかげで、「無駄な会議」参画する時間と記録作りの時間が無くなり快適に自分の仕事に集中できました。
そして何より、会議や打ち合わせが減少したにも関わらず、仕事そのもの・職場の大勢に全く悪影響は出ていないことに気づきました。
もう「会議ごっこ」は止めて、聡明なリーダーがきちんと意思決定したことを「具体的な手法」を提示した上で皆んなに共有・依頼する体制をスタンダードとした方が良いでしょう。
電話応対
これがある意味最も無駄かもしれません。
電話対応、、、
本当に時間を無駄にする業務の代表格ですね。
そもそも電話は話し手の「論理構成力」と「簡潔に伝える力」が重要です。声でしか照会事項の応酬ができないため、短い言葉で分かりやすく伝える工夫をもって相手と話す必要がある行為、それが「電話」なのです。
しかし往々にして、電話を多用する人は「聞きたいことが不明瞭」「主観混じりで説明するも聞き手に状況が伝わらない」などの問題を抱えているケースが散見されます。
特に、パソコントラブルなどの場合、こういった問題に直面するケースが多いように思います。
| パソコントラブル時に寄せられる「あるある相談パターン」 | |
| 「パソコンの調子が悪い」 | ⬅︎どのように調子が悪いのか分かりません
（具体例を提示すること） |
| 「変な画面が表示された」 | ⬅︎電話先からは画面表示は見えません
（一言一句読み上げるか、写真で送ること） |
| 「何もしてないのに壊れた」 | ⬅︎何もしていなければほとんどの場合壊れません
（直近でどのような操作をしたのか明示すること） |
現在の使用環境や使用ソフトウェアや、どういった操作手順で不調になったのかといった説明もなく、そんな照会してくるくらいなら「写真に撮ってメールで照会」としてくれた方がよっぽど短時間で対応が可能になります。
そして、リモートワークであれば在宅勤務日の照会は基本的にメールとなるため、半強制的に「メール照会>電話照会」と頻度変更が発生するお陰で、電話対応の時間がグッと減少したことで無駄な時間削減につながりました。
立ち話(暇人の雑談含む)
なお、立ち話(暇人の雑談含む)も無駄の温床です。
話したいのは本人であって、こちらは仕事を早く終わらせたいのです。
なぜ彼・彼女の不平不満や暇つぶしに付き合う必要があるのでしょうか。
こうした「お付き合い」と称される無駄な立ち話に関しては、「すぐ目の前に雑談できる相手がいる」と認識されることにより発生するものですから、物理的に話し相手がいない以上、発生し得ません。
こうした不要な立ち話を回避できる点で見ても、リモートワークの功績は大きいと言えます。
毎日の出勤
そもそも、毎日出勤する必要ありますか？
正直言って、僕は週休3日制としてほしい派なので、せめてリモートワーク曜日を設定しても良いと思うくらい「毎日の出勤」は不要であると考えています。
朝の満員電車に揺られて、通勤で往復3時間前後費やし、仕事でクタクタになった状態で帰りも満員電車に何とか乗り込んで家路に着く。
遠隔で仕事することが可能な範囲に於いては、自宅に居ながら当該業務を行えば出力される結果は同じなのですから、「昭和〜平成時代の通勤風景」にこだわることなく変化を受容してしまえば良いのです。
仕事に求めるポイントが「出勤」であった昭和〜平成時代ではなく、「結果」となる令和時代を考えるのであれば、「テレワーク曜日」を設定しても差し支え無いと言えます。
政府機関(と下請け)による重複調査
政府高官の天下り先を含む政府機関(と下請け)による重複調査の対応は無駄以外の何者でもありません。
毎年当たり前のように事業所向けにエネルギー使用量調査だとか、ゴミの排気量調査だとか、似たような調査が細切れにやってきます。
こうした調査自体が無駄なのではありません。
①エンドユーザーに個別に聞くのではなく、中間業者に聞く
②一回でまとめて聞いてビッグデータに集約、必要に応じて各政府機関(と下請け)がデータから必要項目を抽出し加工
これだけで全国の事業所の多くが無駄で非効率な調査対応から解放されるのですが、現時点ではそう言った発想は無い模様。
奇跡的に「提出期限を1ヶ月程度延長します」といった配慮がありましたが、「じゃあそもそも止めたらいいじゃない」とか「この機会に1度で聞いてしまうことにしよう」といった変化があれば良いと思いつつ、きっと無理だろうと諦めています。
まとめ
リモートワーク・テレワーク導入により、職場や社会で時間を無駄にしていた「仕事ごっこ」を助長するこうした問題点が浮き彫りになったのは良い傾向です。
この機会に、「もう止めちゃおう」と思える無駄な行為はどんどん省く方向で見直しをかけていくようにしましょう。
