はっきり言います。
目的のはっきりしない会議・ミーティングは時間の無駄です。
物事を決定するために開かれた会議のはずが、気づけば無駄な話を1時間ほど行っただけで終了といったことになっていることもあります。
【会議・ミーティングにおける問題点】
・参加者が多すぎる（少しでも関係する人は漏れなく参加）
・誰も発言しない（発言すると攻撃対象になる、役割を振られる）
・決定されたようで決定されてない（いつまでも解決しない）
・時間枠いっぱいまで話そうとする（時間枠を平気で超える）
・議論してから結論を探す（時間ばかりかかる）
パッと思いついただけでも、これだけ無駄な点が挙げられます。
日本の様々な職場における「会議・ミーティング」の正体は、「話題を共有する」ことが目的なだけの「井戸端会議」というケースがほとんどでしょう。
その井戸端会議のために、大量の資料が刷られ、長い時間をかけて沈黙と牽制を続けながら、ただただ会議が終了する時間を待つだけ。
驚くほど悲しいのは、大の大人がこんな無駄なことに貴重な時間を費やしていることです。
本気で会議・ミーティングの時間を短縮したいなら、思い切って方針を切り替えてみましょう。
設定した時間枠は絶対領域とする
社会人であれば誰しもとても忙しいものです。
会議の時間枠を確保するために、他の仕事の時間を調整してなんとか出席しているのが本音のところ。
それなのに、いつまで経っても結論が出ない会議に2時間も3時間もかけてられません。
そうならないために、初めから会議の参加者全員に「設定した時間枠を超えてはならない」という共通認識を持たせるようにします。
方法は色々とあります。
・他の重要な仕事の時間前の1時間を会議の時間に充てる。
・キーマンに会議終了時間について初めから打ち合わせておく。
・議題に項目ごとの目安時間を記載しておく。
やろうと思えば、いくらでも「時間を意識させる仕掛け」を仕組むことは可能です。
資料に書いてあることを全て読み上げない
過去参加してきた会議・ミーティングの中で、最低な進行だと思ったのは「会議のために用意した資料の丸読み」でした。
完全に時間の無駄。
それ以上に、社会人として最低最悪の進め方です。
だって、資料に書いてありますやん！
大事なことは箇所書きにしておいて、ポイントだけを述べる様にしないといつまで経っても会議の時間は縮まりません。
会議の場は、朗読会ではないのです。
忙しい他の参加者の時間を使わせてもらっていると考えたら、「重要なポイントだけ」を伝えられる様にお互い準備しておくのが基本です。
結論を準備してから臨む
しかし結局のところ、そうした小さな工夫をしただけでは大幅な会議時間の短縮は期待できません。
1時間が30分に短縮されるのが関の山でしょう。
そこで、最大限に会議時間を短縮される秘訣を１つ紹介します。
それは、
「結論を予め準備しておく」という方法。
“みんなで話し合って結論を導くのが会議の目的ではないのか？”
と疑問に思う方もいるかもしれません。
本来の意味はそうであっても、実態は「会議参加者全員の合意を得る場」なのです。
そうであればこそ、さっさと想定される結論を数パターン準備しておけばいいのです。
準備した結論を事前に議長とすり合わせを行なっておくと完璧です。
いいんです、どうせ会議の中でまともに結論を導き出せる人なんてほとんどいないのですから。
準備期間のうちにじっくりと練って考えた結論と、会議の中で思いつきで出された意見とどちらに説得力があるか考えたら、一目瞭然ですよね。
まとめ
そもそも、「なぜ会議がいつまでも終わらないのか」について今まで参加した会議から振り返ってみると、
「誰も結論を出したがらない」
という理由であることが多いことがわかりました。
結論を出したがらない理由は、「結論を出した人にその決定事項に関わる仕事が降りかかってくるから」です。
同時に、それこそが「誰も発言しようとしない」理由でもあるのです。
一番いいのは、議長や委員長自らが「時間意識」「ポイントだけ説明」「結論準備」の3点が意識的にできることが理想的です。
ただ、それができない人が多いからこそ多くの社会人が会議疲れを起こしてしまうのです。
事前に立ち回りできる方法はたくさんありますので、まずは上に挙げた方法を試してみましょう。
実行すれば、必ず会議の質や時間が変わります。
