「メールにいったい何時間費やしてるの？！」－全てのメールに返事なんてしなくていい－

by 七色たいよう · 2017年6月2日

＂ああ、まだあのメールに返事してない！＂

どうも、七色たいよう（@nanairotaiyo）です。

社会人の皆さんが出社してからすることと言えば、メールチェック。

自分が送ったメールへの簡潔な返事から、社内情報に関する連絡事項や客先からの注文(時にはクレーム)などが大量にメールボックスを圧迫。

「メール内容を逐一読み込み、届いた順に1件1件返事をしていたらあっという間に昼過ぎになっていた！」

なんて経験をした方は1人や2人ではないはず！

そんな時に改めてメールの使い方と返事の要不要について分類し、「メールチェックは最大で30分以内」とする方法を提案したいと思います。

メールチェックの時間を劇的に減らす方法

システムメンテナンス等の情報はよほど深刻でなければ15秒以内に日付と時間だけを探し出して終了。

それ以外の文章は一瞬で斜め読みしましょう。

社内メールの全てににいちいちメールで返事をしていたらテキストを打つ時間の方が無駄です。

即刻やめて内線をかけるか、直接口頭で返事した方が断然早い。

特に全体向けの連絡・報告事項は流し読み対象。

律儀に読んだ旨の返事なんて一切する必要はありません。

とはいえ時にはやってくる客先からの込み入った内容のメールやクレームまがいのメールの場合、まずは電話した上で直接お詫びを伝えた方がよっぽど早いです。

文面を考えて、いつまでも対応に時間をかけるよりも、一言伝えた上で、今後の対応予定を合わせて報告しておけば良いのです。

上で書いたように、メールで送られる案件のほとんどは電話か口頭で直接伝えれば済む話であることが多いのです。

本来口頭で伝えるべき、伝えた方が早い案件は思いついた時にさっさと伝えるようにした方が自分いとっても相手にとっても親切ですよ。

とはいえ、口頭だけの連絡だと必ず発生するのが「言った・言ってない」の水掛け論問題。

そうした水掛け論を回避するためには、記録として残るメールはとても有用ですので、重要な連絡事項は口頭伝達の後に確認用の記録メールを送信するのが安全です。

そもそもメールでの連絡なんて、相手がすぐ読むかなんて保証はありません。

時折、「昨日メール送ったんだけど、、、」とおっしゃるせっかちさんがいらっしゃいますが、あなたの要件はあなたの要件であって、急ぐのであれば直接お申し出くださいとピシャリと切り捨てます。

お急ぎならメールではなく口頭で、特に重要な連絡事項であればすぐに直接話しに行くくらいの気持ちと行動が先にあるべきで、メールというのは本来補完的な役割でしかありません。

特にひどいのは、すぐ目の前にいる上司への依頼や連絡を「メール送ってありますから」と言い放った人がいると聞いて、心底驚きました。

そもそも、メールを読む・打つのに時間をかけすぎているパターンも多いのでしょう。

パソコンに向かってすごい剣幕でブラインドタッチをして忙しそうにする暇があったら、必要な資料を持って直接報告しに言った方が何倍も早く仕事が片付きます。

メールをもらったからメールで返す。

そんな必要どこにもありません。

そこを勘違いして、一所懸命にメール業務に時間を奪われるくらいなら、もっと早く片付ける方法を考えて実践しましょう！