【ライフハック】ちょっと待って！その手帳、本当に必要ですか？ー仕事ができる人が使う本当に便利なツールは、、、ー

“手帳なんていらない？？”

皆さん、手帳をどのくらい使っていますか？

毎年年末頃から色んな手帳が発売されますよね。シックなビジネス手帳からポップなキャラクター手帳まで、本当に幅広く発売されていて、選んでいるときは楽しくなってくるようです。

 

ですが、僕は手帳を使うのを止めてから、2年近く経ちました。

日常の予定を一つ一つ手帳に書けるほどマメではないのもありますが、手帳を持ち歩く手間や「書く」という行為に時間をかけることに違和感を感じたこともあります。

 

とはいえ、仕事の予定や大事な約束など、忘れないようにしないといけないことはたくさんあります。

 

そこで、僕は「Google Calendar」をフル活用することに決めました。初めのうちは手帳とGoogle Calendarを併用して使用していましたが、最終的にはGoogle Calendarだけでやっていけそうだと感じたので、完全に一本化しました。

実際に2年近く使ってわかった便利技も含めて、紹介したいと思います。

 

スマホ・タブレット・PCと完全同期

プライベート用の手帳と仕事用の手帳を切り分ける場合、移動時間に予定の書き込みをしようとすると常に2冊持ち歩かなければならず、カバンの中身もかさばってなんだか億劫ですよね。

それに、予定を書き込むために常にペンも持ち歩かないといけないのも面倒です。

冷静に考えたら常にポケットに入れて持ち歩いているもので便利なガジェットがありますよね。

そう、スマートフォンです。

 

僕の場合は同ブランドで統一することで、デバイス間の利便性を最大限に高めたいと考えているため、以下の持ち物に統一しています。

 

スマートフォン＝iPhone

タブレット=iPad mini

パソコン=MacBook Pro

そして、予定管理に使用しているウェブサービスは「Google Calendar」のみとなります。

 

Google Calendarの最大の特徴は、どのデバイスでもアカウントを同期すればいつでもどこでもどのデバイスでも、入力した予定は即座に他のデバイスに同期されるという点です。

特に僕の場合は忘れっぽい性格なので、電話で業者さんと日程を調整しながら目の前のパソコンで仕事で即座に打ち込んで、重要度によって色分けをしてGoogle Calendarに放り込みます。

たったこれだけで、移動中のiPhoneや自宅でのiPad mini、MacBook Proで仕事の予定を確認することができるのでとても簡単・便利に利用することができて重宝しています。

 

スケジュールごとに色分け

先ほど書いたように、ブラウザ上限定ではありますが、入力した予定に対して個別に色分けをすることができるのが便利です。

重要度の低い予定はそれほど目立たない普通の色にして、外すことのできない重要な様子は赤といった目立つ色にすることで、大事な約束も忘れることがなくなりました。

こなさなければならない予定がたくさんある場合は、色分けのルールをある程度アバウトに決めておくといざというときに忘れることが減るので、個人的にはおすすめです。僕の分け方としては、概ね下のような感じで行っています。

 

【赤】急ぎ、緊急、最重要の予定

【青】締め切りのある予定

【緑】アポイント、約束の予定

【橙】会議予定

【紫】その他雑務等

 

上に書いたように大体のルールを決めておけば、いつ・誰と・何を・どうするかといったタスクを一目でわかるようになるので、いわゆる「仕事ができる人」風に見せることができるかもしれません（保証はできませんが、実践する価値はあると思います）。

サンプルとして、2016年3月のGoogle Calendarを引用してみました。現在僕の担当業務は管財といって、学内の備品や校具に関する業務と、補助金申請に関する業務のため、緑（業者とのアポイント）と赤（最重要の予定）の比重が多くなっています。

また、右側にはTO DOリストを表示することができますが、僕は以前からこの欄にTO DOを書き溜めても上手に使いこなすことができませんでした。理由は簡単。「面倒くさかったから」です。

使い方によっては非常に便利な機能であることは承知の上で、僕にとっては、やるべきことを一々入力して、終わったらチェックを入れて潰していくのは、一見便利そうで実はとても面倒くさい作業に他ならないものでした。

そこで、ここ１年間ほどで気づいた便利な使い方としては、「業者の連絡先」や「よく使うシステムの仕様メモ」など、「頻繁に使う情報を書き溜める場所」とする方法があります。

一々名刺アプリを開くのは面倒だったり、手順書を開くのが面倒といった問題を解決するために使ってみた結果、上司から「◯◯さんの連絡先わかる？」や「これの使い方どうだったっけ？」といった質問に即座に答えることができるようになり、他人に振り回されることなく自分の業務時間も確保することが可能になりました。

 

プライベートとビジネス用途を完全分離

そして肝心なのは、「プライベート用」と「仕事用」のカレンダーに切り替えるのは、わずか数タップ・数クリックで完了してしまう点です。Macbookにしろ、iPhoneにしろ、iPadにしろ、表示したいカレンダーにチェックを入れればそのカレンダーが表示されますし、反対に表示したくないカレンダーがある時は同じようにチェックを外すだけで一時的に非表示にすることができます。

 

ただしっっっ！！！

 

iPhoneに元々インストールされているカレンダーアプリは正直言って使いにくいです。
いろんなカレンダーアプリを使う中で、今の所一番しっくりきたのは「Refills」の無料版で、「Refills Lite」というアプリです。

 

【iPhoneプリインストールのカレンダー】

 

【Refills Lite（無料版）】

プリインストールのカレンダーだと、月表示にした時に予定を俯瞰することができないのが一番の難点でした。最初の頃は、この点が不便で手帳に頼ることが多かったのですが、無料版のRefills LiteというアプリとGoogle Calendarに入力した予定が一つずつしっかりと確認することができるので、かなりおすすめです。

機能としては無料版でも全く問題なく使用できます。広告表示も目障りにならない程度で、予定を確認する程度であれば、このアプリ一つあればいつでも簡単にスケジュール確認ができるようになりますよ。

 

手帳のない生活が不安なら

iPhone、iPad mini、MacbookのカレンダーにGoogle Calendarのアカウントをしっかりと同期するだけで、毎日手帳を持ち歩くという苦行から解放されるだけでなく、「予定を一つ一つ書く」という作業も不要になります。荷物も作業も軽くなるという面で、タスク管理やスケジュール管理が本当に楽になりました。

それでも、手帳がないと不安だという方もいると思います。上司との打ち合わせや客先でiPhone片手に予定を入力するわけにはいかないというケースもあるはずです。そういう方の場合は、「職場に手帳を置く」という方針に切り替えてみることをお勧めします。

ウィークリーのページやデイのページがたくさんある手帳よりも、マンスリータイプの薄い手帳であれば、持っていても置いていても邪魔になることはほとんどなく、それでいて「いつでもメモする準備はできていますよ！」と相手に意思表示をすることができます（僕の場合は大抵“フリ”だけで、その後即座にGoogle Calendarに入力してしまいますが）。

 

「手帳を買ったはいいけど、毎年空白のページばかりになってしまう」という方や「毎回重い手帳を持ち歩くのに疲れた」という方、そして「書くより入力した方が早い」という方は、ぜひともGoogle Calendarを使ったスケジュール管理を試してほしいと思います。

時間と労力は半分以下に、それでいて生産性は2倍以上になることは断言できます。